Le Magazine En Ligne « Idées Pour La Maison » Vous Trouver Des Idées Et Des Solutions Originales, La Planification Du Projet Et La Conception De Votre Intérieur

Comment Classer Des Documents?

Comment classer des documents?

Gestion de documents!

Archives et documents

- Ils sont considérés comme des archives, ensembles de documents produits et reçus par des organismes publics, des institutions publiques et des entités privées, à la suite de l’exercice d’activités spécifiques, ainsi que par des particuliers, quels que soient le support d’information ou la nature des documents.

- C'est considéré comme une gestion de documents l'ensemble des procédures et des opérations techniques liées à sa production, à son traitement, à son utilisation, à son évaluation et à son archivage aux phases actuelle et intermédiaire, en vue de son élimination ou de sa collecte pour conservation permanente (archives mortes).

Comment trier les documents?

Le contenu du document, c'est-à-dire le sujet, devrait être le critère de classification, permettant de regrouper les espèces documentaires (commerce, mémorandum, reçu, etc.) traitant du même sujet dans un dossier, un processus ou un dossier.

La loi

Art.4 - Toute personne a le droit de recevoir des agences publiques des informations présentant un intérêt particulier, collectif ou général, contenues dans des documents d'archives qui seront fournis conformément à la loi, sous peine de responsabilité, à l'exception de ceux dont le secret est essentiel à la sécurité la société et l’État, ainsi que l’inviolabilité de la vie privée, de la vie privée, de l’honneur et de l’image des personnes.

Article 5 - L’administration publique consultera les documents publics dans les
forme de la loi.

Le classement doit être effectué par des employés ou des agents connaissant la structure et le fonctionnement de l'entreprise ou de l'agence, responsable de l'activité archivistique des documents, et s'effectue selon les procédures suivantes:

(1) analyse du document et recherche du code correspondant au groupe de sujets auquel il appartient et
(2) envoi au dépôt auprès du secteur compétent.

OBS. Lorsque le document est accompagné de pièces jointes, ils doivent recevoir un code correspondant au document.

Comment déposer des documents?

Une fois classé et traité, le document doit être envoyé à sa destination pour archivage.

Le classement (sujet terminé) correspond à la sauvegarde des documents en place.

A ce stade, toute l'attention est nécessaire, car un document mal classé peut être perdu s'il est demandé ultérieurement.

Les opérations d'archivage sont les suivantes:

Lisez le motif du dépôt, ne vous contentez pas du "fichier";

Si le document n'est pas classifié, attribuez un code en fonction du sujet;

Si vous archivez le document dans le dossier (fichier sectoriel), vérifiez l'existence d'antécédents dans le même dossier et regroupez ceux qui traitent du même sujet, et par conséquent du même code.

archivez les dossiers suspendus dans l'ordre des codes attribués - utilisez un dossier pour chaque code, en évitant la classification "divers".

Ordonner les documents qui n'ont pas d'antécédents dans l'ordre établi - chronologique, alphabétique, géographique, en vérifiant l'existence de copies et en les éliminant
. S'il n'y a pas d'original, conservez un seul exemplaire.

archivez la pièce jointe, lorsqu'elle est volumineuse, dans la boîte ou le dossier approprié, en identifiant de manière externe son contenu et en enregistrant son emplacement dans le document qui l'a envoyé.

Le classement et le classement de documents en fonction du sujet / du contenu facilite la récupération du contexte d'origine de l'information et accélère l'étape d'évaluation pour la suppression, le transfert ou le rappel (archivage).


Menu