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Comment Organiser Comptes, Documents, Etc.!

COMMENT ORGANISER comptes, documents, etc.!

Organiser les documents de la maison!

Qui n'a jamais eu un tiroir ou des dossiers éparpillés dans la maison avec plusieurs petits papiers qui ne savent pas comment commencer à organiser et qui désespèrent encore rien qu'en y réfléchissant?

Ce sont des reçus pour les achats, les factures, les relevés bancaires, les anciennes factures, tout est mélangé.
Et, lorsque vient le temps de faire une déclaration de revenus, il y a des nuits blanches pour retrouver le relevé de l'année précédente.

Si vous vous êtes identifié à ces situations, assurez-vous qu’il n’est pas difficile de laisser tous les documents de la maison - et les vôtres également - organisés.

Voici comment commencer:

DĂ©marrer avec l'organisation des comptes et des documents:

Planifiez votre ordre du jour un après-midi pour commencer à commander les documents comme s'il s'agissait d'un rendez-vous.

Après le 1er jour, vous verrez le résultat du ménage et vous serez encouragé à continuer.

Prenez une boîte à chaussures vide que vous avez chez vous et parcourez toutes les pièces de votre maison à la recherche de tout type de papier.
Regardez sous le canapé et les armoires, les tiroirs de la cuisine, n’oubliez aucun coin. Mettez tous les papiers que vous trouvez dans la boîte, même ceux que vous savez que vous allez jeter.

Une fois le balayage terminé, ramassez un sac poubelle et trouvez un espace dans la maison pour jeter tout le papier de la boîte par terre et commencez à les séparer.
Si vous avez des dossiers avec des documents, apportez-les également à la sélection.

Divisez-les en catégories en fonction de vos trouvailles: encaissements, bons de cartes de crédit, factures, publicité, billets, certificats, contrats, etc.

Allez le jeter directement dans le sac poubelle, ce qui n’est plus utile.

SĂ©lection et catalogage des comptes et des documents:

Après avoir formé plusieurs piles de papiers, effectuez un tri et voyez ce qui doit vraiment être sauvegardé.

Pour vous débarrasser d’assez de choses, rappelez-vous que si vous pouvez obtenir la même information sur papier sur Internet, jetez-la sans réfléchir deux fois!
Ensuite, dans un cahier, dressez une liste de catégories et de sous-catégories pour vos rôles.

Diviser en comptes, reçus, documents personnels, manuels, etc.

Vérifiez l'espace dont vous aurez besoin pour ranger les documents: s'il s'agit d'un bureau avec un ordinateur, investissez dans un bon tiroir situé sous le bureau pour classer les documents dans des dossiers suspendus ou des dossiers pliables.
Si vous n'avez pas de bureau, profitez de certaines étagères placées dans un placard ou achetez-vous des étagères à placer sur le mur de la chambre d'amis, par exemple.

Ă€ partir de l'espace disponible pour le stockage, achetez ou utilisez des dossiers vides Ă  la maison pour organiser.

Il y a des fichiers et des dossiers de différentes tailles et couleurs dans la boutique d'articles de papeterie, achetez-en assez pour tout ranger et laissez également des dossiers et des ustensiles supplémentaires lorsque vous en avez besoin.

Sélectionnez des objets de couleurs gaies et vous aurez une zone de style complète dans votre maison!

Archives générales

Organisation des comptes:

documents d'accueil

Dans les dossiers de fichiers, tapez le nom de la catégorie principale, par exemple, "Comptes payés 2012" sur l'étiquette avant.
À l'intérieur du dossier, écrivez les sous-catégories de chaque onglet, telles que "Louer", "Condominium", "Iptu", "Lumière", etc.

Vous pouvez les classer par ordre alphabétique ou par type, par exemple: les premiers onglets concernent les comptes de logement, les cartes de crédit, les études, etc.

Commencez Ă  ramasser les billets du haut de votre pile sur le sol et manipulez chaque papier une seule fois.
Le travail durera moins de temps que vous ne l'imaginez si vous suivez cette règle.

Commencez par vérifier la date et créez une nouvelle pile en fonction de l'année que vous rencontrez.

Vous devez utiliser un dossier différent pour chaque année, en suivant la même procédure.

Avoir un autre dossier de type commun, sans onglets, pour "Comptes payables".

Il y a les factures comme elles viennent.

Si vous payez en une fois, il est facile de les trouver le jour du paiement.

Si vous payez à la date d'échéance de chacun, notez dans un calendrier les jours de chaque compte et il sera également facile de trouver celui qui gagne ce jour-là.

Ensuite, chaque compte doit aller dans le dossier des comptes payés, dans l'onglet correspondant, avec le bon de paiement joint.

À la fin de chaque année, achetez un nouveau dossier de pliage et commencez à enregistrer les comptes payés de janvier déjà dans le nouveau dossier.

Celui de l'année qui se termine va à l'espace destiné aux archives de documents de la maison.

Organisation des manuels et des notes de produit:

Conservez toutes les factures, les manuels et les garanties de biens durables tels que les téléviseurs et les ordinateurs dans un classeur séparé, uniquement à cet effet, étiqueté au recto.

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Les dossiers avec des feuilles de plastique à l'intérieur ou un classeur de feuilles de plastique servent parfaitement.

Dans chaque feuille peuvent être placés, au moins 2 documents, l'un recto et l'autre au verso.

Ainsi, lorsque vous aurez besoin de réparer ou de revendre certains actifs ultérieurement, vous saurez où trouver votre documentation.

Ce dossier devrait également être stocké dans le fichier d'accueil.

Organisation des recettes:

Les reçus, indispensables à la déclaration de revenus, sont les papiers qui s’accumulent le plus dans la maison.
Lors d'un simple voyage au supermarché et à la pharmacie, par exemple, nous accumulons déjà ces morceaux de papier dans notre sac à main ou dans la poche de notre pantalon. Et quand nous rentrons chez nous, nous mettons le premier meuble que nous voyons devant nous.

Pour commencer à les organiser dès leur entrée dans la maison, installez une petite boîte à l'entrée, près de l'endroit où se trouvent les clés, et dites à la famille tout ce qui devrait être là.
Sinon, même le papier à puce que vous trouverez dans la boîte.

Procédez de la même manière pour sélectionner des comptes et des documents personnels et rédigez les catégories ou sous-catégories les plus appropriées pour chaque reçu d'un bloc.

Écrivez les catégories sur chaque onglet, dans la boîte ou le dossier que vous avez choisi pour les organiser.
Un bon conseil est d'utiliser une boîte d'archive portable. Il peut être stocké en toute sécurité et également pris à la table lorsque vous travaillez sur vos finances personnelles.

Reçus séparés pour le mois, de janvier à décembre. Cela facilitera votre recherche au milieu de tant de documents.

Prenez chaque papier une seule fois et stockez-le dans le dossier correspondant.

Si le reçu est trop petit ou presque illisible, fixez-le ou agrafez-le sur une feuille de papier et écrivez sur la feuille les informations les plus pertinentes: date, catégorie, objet de la dépense, valeur, etc.

À la fin de l'exercice, prenez la boîte ou le dossier catégorisé et stockez-le dans des boîtes en carton ou en plastique. Commencez un nouveau dossier pour l'année suivante.

Les reçus peuvent également être organisés numériquement: numérisez-les et stockez-les sur votre ordinateur personnel.
Créez plusieurs dossiers en suivant le même système que les dossiers physiques.
Il faudra plus de travail pour tout scanner, mais par contre, ne prend pas autant de place que les papiers!

Organisation de documents personnels:

Le même schéma d’organisation des comptes peut servir vos documents personnels.

Vous devez trier ce que vous pouvez jeter et ce que vous allez enregistrer, puis le diviser en un dossier se pliant ou en un dossier de dossiers suspendus.

Les certificats, les documents bancaires, les documents personnels tels que l'identité, le CPF et le titre de l'électeur, les contrats de travail, tout doit être organisé en catégories.

Organiser la paperasse des enfants:

Dans les foyers avec enfants, le dilemme est le suivant: où enregistrer les dessins qu’ils ont créés? Une façon créative consiste à en faire un mur de chambre comme une "exposition" des dernières créations.
Collez-les avec du ruban adhésif double face sur les murs et procédez à des rénovations toutes les semaines ou tous les quinze jours.

Ou bien, attachez une ficelle d’un côté à l’autre de la pièce et faites une "corde à linge" de motifs, avec des cordes à linge colorées qui les maintiennent sur la ficelle.

Lorsque de nouveaux dessins arrivent, voyez avec l'enfant ce qui sera stocké et ce qui peut être jeté.
Ceux qui restent peuvent être stockés dans un dossier très épais.

Ayez un dossier pour chaque enfant et, tous les six mois, voyez s'il accepte de jouer avec les plus grands.

Comment garder les documents en ordre:

Pour que les documents soient bien organisés, il vous suffit de placer le document à sa place dès que vous l'ouvrez.

Par exemple, si la facture de téléphone est arrivée, enregistrez-la dans le dossier "Comptes payables".

Si vous avez reçu une annonce qui ne vous intéresse pas, déchirez-la et jetez-la à la poubelle. Cela ne prend pas plus de 2 minutes et vous empêchez la pile de papiers de recommencer.

Résistez à la tentation: le dossier "Archive" ou "Varié" est une invitation au chaos!

Ce dossier en est un dans lequel vous avez mis divers papiers pour que vous ayez le temps de les sauvegarder, non?
Car la vérité est que vous n’aurez jamais le temps de le faire et que la taille du dossier augmente chaque jour.

Le temps nécessaire pour mettre le document dans ce dossier est le même que celui qu'il vous faudra pour l'enregistrer dans le dossier auquel il appartient vraiment!

Combien de temps dois-je conserver chaque document?

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Il est difficile de trouver Ă  la maison une personne disposant de l'espace disponible pour conserver tous les papiers et documents que vous avez.

Savoir combien de temps il vous faut pour enregistrer chaque document vous aide Ă  ne pas accumuler autant de papier.

Voir la liste ci-dessous la durée de stockage de chacun:


Impôt sur le revenu, IPTU, IPVA, factures d'eau, électricité, téléphone et gaz - 5 ans

Contrats d'assurance (y compris l'assurance maladie) - 1 an

Plan de santé - 5 ans

Contrat de location - 3 ans

Paiement de la copropriété - 5 ans

Paiement de location - 3 ans

Fourniture de la maison - 5 ans

Frais de scolarité - 5 ans

Facture de produit ou de service: durée de vie du produit

Contrats d'assurance - 1 an

Fourniture de la maison - 5 ans

Contracheque / Holerite - 5 ans

Notes de services de professionnels libéraux - 5 ans

Réservez quelques heures de votre journée et organisez vos documents. Que diriez-vous de commencer maintenant?

Jusqu'Ă  la prochaine fois!


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