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Gestion De Documents!

Gestion de documents!

Conservation de documents!

Les pratiques de conservation des documents visent à préserver les informations, à garantir l'intégrité physique des médias et la qualité de l'accès à l'information.

Environnement propre. L’accumulation de poussières dans l’environnement favorise l’apparition de champignons et de bactéries qui prolifèrent lorsque l’humidité augmente et transforme les particules de poussière en habitat propice à la reproduction.

Ne fumez pas et ne consommez pas de nourriture ou de boisson dans la zone de travail. Les insectes sont attirés par la matière organique et se reproduisent là où ils trouvent de la nourriture.

La température et l'humidité relative doivent être maintenues avec des indices de température de 20° C et 50% d'humidité relative de l'air.
Les indices de température et d'humidité élevés sont extrêmement dommageables pour les documents, car ils accélèrent les processus de détérioration chimique, permettent la prolifération d'insectes et l'attaque de micro-organismes (champignons et bactéries).

Les documents iconographiques ou filmographiques, tels que les films, les photographies, les négatifs et les microfilms, doivent être conservés à des températures plus basses. Ils doivent donc disposer d'un lieu de stockage spécifique et d'un mobilier métallique avec revêtement à base d'émail et traité par phosphatage pour prévenir la rouille.

Comment conserver les documents?

Des gants doivent être portés lors de la manipulation de documents, en particulier ceux de nature historique. La graisse naturelle des mains endommage également le document avec le temps.

Lorsque vous consultez des livres ou des documents, ne vous appuyez pas sur les mains et les coudes. Il est toujours recommandé de les manipuler sur une table.

Veillez à ne pas déchirer le document ni endommager les couvertures et les dos en le retirant d'un dossier, d'une boîte ou d'une étagère.

Lorsque vous retirez un livre de la bibliothèque, vous devez le maintenir fermement au milieu de la reliure. Retirer un livre en le tirant par-dessus le bord supérieur de la colonne vertébrale endommage la reliure.

Ne pliez pas et ne déchirez pas les documents, car l'endroit où ils sont pliés crée une zone fragile qui se déchire et se déchire facilement.

Évitez d'utiliser des agrafeuses, en particulier dans les documents de garde permanents. En plus des perforations produites, les agrafes métalliques rouillent rapidement.

Évitez d'utiliser des pinces métalliques en contact direct avec le papier. Utilisez de préférence des clips en plastique ou protégez les documents avec un petit morceau de papier dans la zone de contact
.
Limitez l'utilisation de perforations dans les documents actuels. Percez correctement en pliant doucement la feuille en deux pour qu'elle corresponde au centre de la feuille avec la marque de perforation.

N'utilisez pas de rubans adhésifs directement sur les documents. Ce type de colle perd rapidement son adhérence, ce qui provoque une tache sombre difficile à enlever.

L’utilisation d’un copieur de documents est contre-indiquée car les machines fonctionnant sous une lumière ultraviolette à haute intensité endommagent le papier et l’encre du document original.
. Il est important de se rappeler que les photocopies ne remplacent pas l'original ou la deuxième copie d'un document.

Emballage et stockage

Des précautions doivent être prises pour assurer la qualité des matériaux utilisés. La plupart des papiers et cartons disponibles sur le marché sont acides et contiennent des éléments nocifs tels que la lignine et le soufre.
L’acidité, considérée comme l’un des pires facteurs de détérioration du document au fil du temps, présente la particularité de migrer par contact, c’est-à-dire qu’un emballage fabriqué avec un matériau de qualité médiocre endommagera inévitablement les documents qu’il contient.

Les meilleures options d’emballage doivent être considérées. Vous pouvez adopter différents modèles de boîtes, enveloppes, dossiers, dossiers, etc.
. Afin de définir la meilleure forme d'emballage, il est nécessaire de prendre en compte la taille et le type de document, l'espace disponible, les coûts et la durée de stockage.

Ne jamais utiliser de ficelle ou d'élastiques qui coupent et endommagent l'emballage et les documents qui y sont emballés. Remplacez-le par un lacet en coton.

Utilisez des dossiers avec des attaches et des tiges en plastique. Les attaches métalliques rouillent facilement et endommagent le document.

Utilisez un emballage plus grand que le document afin qu'il ne soit pas plié ni malaxé.

Ne stockez pas de documents dépassant la capacité du dossier ou du carton.


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