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Calendrier Des Documents!

Calendrier des documents!

La table de temporalité est l’enregistrement schématique du cycle de vie des documents, déterminant les délais pour la conservation du fichier courant ou sectoriel, son transfert dans le fichier intermédiaire ou général, l’élimination ou la collecte.

La Table est un instrument de gestion documentaire susceptible d’être modifiée à mesure que la production de documents change en raison de changements sociaux, administratifs et juridiques.

TYPE DE SUJET / DOCUMENTAIRE: Les sujets / types de documentaires énumérés dans le tableau correspondent aux documents produits par les activités de l'agence.
Ce sont des types documentaires déjà consacrés à l'usage et certains identifiés dans la législation qui réglemente les activités du secteur.

DATE LIMITE D'ARCHIVAGE: La durée de stockage des documents est liée à son cycle de vie.
Les archives sectorielles souhaitent avoir accès aux documents faisant l'objet de consultations quotidiennes.

La période de dépôt ne devrait pas dépasser cinq ans, risquant ainsi d’accumuler des documents inutiles et d’en rendre l’accès difficile.
La documentation remplissant sa fonction immédiate, mais contenant des informations de nature probante, devrait être transférée dans le fichier intermédiaire.
Les documents ayant une longue période de valeur probante peuvent être transférés à la division de la documentation intermédiaire des archives publiques de l'État.

La troisième étape consiste à rassembler la documentation produite par les organismes publics contenant des informations sur l'exécution de leur rôle dans la société.
Cette production documentaire de valeur permanente fera l’objet d’un traitement archivistique prévoyant que sa conservation, son arrangement et sa description seront disponibles pour la recherche.

Comment utiliser la table de chronométrage

La table temporaire de documents doit être utilisée au moment de la classification et de l'évaluation de la documentation. Procédez comme suit:

Vérifier que les documents sont classés en fonction des sujets;

Les documents faisant référence à deux sujets ou plus doivent être classés et regroupés dans l'ensemble documentaire (dossier, processus ou dossier) dont la période de dépôt est plus longue ou qui était destiné à la garde permanente;

La date limite de dépôt doit être comptée à partir du premier jour ouvrable de l'exercice suivant le dépôt du document, à l'exception de ceux qui entraînent des dépenses, dont la période de dépôt est comptée à partir de l'approbation des comptes par la Cour des comptes;

supprimer les copies et les copies, lorsque le document original est dans le jeu documentaire (dossier, processus ou dossier);

Enregistrer les documents Ă  supprimer;

Établir une liste des documents destinés à être transférés aux archives intermédiaires de l'organe ou de l'entité ou à la Division de la documentation intermédiaire des archives publiques de l'État;

OBS. Lorsqu’il ya procédure judiciaire, les délais de dépôt doivent être suspendus jusqu’à la conclusion du même

Evaluation documentaire

Les valeurs primaires et secondaires des documents sont prises en compte dans l'Ă©valuation.

La valeur primaire fait référence à la valeur du document pour répondre aux objectifs pour lesquels il a été produit, que ce soit à des fins administratives, juridiques ou fiscales.
Les documents ayant uniquement une valeur primaire peuvent être éliminés une fois que la date limite de dépôt fixée dans la table temporaire a été respectée.

Secund La valeur secondaire fait référence à la valeur du document à des fins autres que celles pour lesquelles il a été créé
. Les documents ayant une valeur secondaire présentent un intérêt culturel, scientifique, technologique ou historique.
Ils doivent être préservés en permanence, même s'ils ont déjà rempli leurs objectifs premiers.

Transfert

Le transfert de documents du fichier actuel ou sectoriel au fichier intermédiaire de l’organe et des archives aux archives est une activité fondamentale pour rationaliser l’utilisation de l’espace physique des zones administratives, en conservant dans les fichiers les documents à valeur primaire.

Les transferts doivent respecter les délais de dépôt prescrits dans le tableau temporaire des documents.