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Qu'Est-Ce Qui Fait Une Secrétaire Ou Une Secrétaire?

Qu'est-ce qui fait une secrétaire ou une secrétaire?

Résumé de profession

Soutenir les directeurs, superviseurs et autres professionnels de divers services administratifs.

Quels sont les autres noms de cette profession?

Assistant administratif; Secrétaire exécutif; Société à responsabilité limitée

Quelles sont les tâches et les responsabilités de cette profession?

  • Marquez et suivez les rendez-vous, les réunions et les déplacements.
  • Répond et fait des appels téléphoniques.
  • Entrez des lettres, des rapports, des présentations et d'autres documents.
  • Organise la copie des documents.
  • Classer les documents.
  • Effectuer des services administratifs en général.
  • Contrôle les correspondances entrantes et sortantes.
  • Accueille les visiteurs.
  • Assister à des réunions et rédiger des procès-verbaux ou des procès-verbaux.
  • Prenez la dictée en utilisant un raccourci ou un magnétophone.
  • Effectue des recherches et prépare des documents.
  • Demander ou acheter des fournitures de bureau
  • Effectue éventuellement d'autres tâches pendant les vacances des employés.

Quelles sont les exigences pour cette profession?

Savoir taper correctement sans

Savoir taper correctement sans "cueillir le maïs" est important pour le travail

Pour être un bon secrétaire ou une bonne secrétaire, vous devez avoir une bonne communication organisationnelle et savoir écouter.

Doit être minutieux au besoin et savoir prendre des décisions.

Il est également important de bien performer lorsque vous tapez sur le clavier de l'ordinateur.
De nos jours, la pratique des ordinateurs est essentielle!

Connaissance Requise

Que devez-vous savoir pour bien performer? Il est important de connaître parfaitement le rôle du secrétaire et le rôle de chaque poste dans l'entreprise, de connaître les méthodes de travail dans un bureau ainsi que les systèmes d'information.

La communication (entre les clients et leur employeur, voire entre les employés) étant leur principale fonction, une bonne connaissance du portugais (parlé, écrit, grammatical) est cruciale pour tout secrétaire.

Qualités personnelles

Réunion du secrétariat permanent du CDC

Quel est le profil de personnalité d'un tel professionnel? Un bon secrétaire doit être patient, diplomate, discret et motivé.

Ils doivent également savoir travailler de manière autonome et en équipe, savoir établir des priorités, travailler sous pression, respecter les engagements pris, respecter les dates et communiquer avec les employés à tous les niveaux.

Exigences physiques

Le travail ne nécessite pas d'effort physique, mais il est essentiel de conserver une belle apparence: vous êtes souvent la première impression que le client aura de l'entreprise!

Comment je commence cette profession?

En général, un diplôme d'études secondaires complet est exigé et doit être certifié SRTE (anciennement appelé DRT).
Une bonne dactylographie et un bon domaine de micro-ordinateur sont essentiels.

Si vous avez de l'expérience en matière de réception, de service à la clientèle ou de services administratifs, vous devez également le souligner dans le CV.

Quel est le lieu de travail de cette profession?

Ils travaillent généralement dans les sièges sociaux ou les succursales de l'entreprise, mais finissent par se rendre en mission.

Ils travaillent généralement par téléphone, télécopie, courrier électronique ou par contact personnel avec un grand nombre de personnes (clients, visiteurs, autres secrétaires, gestionnaires, etc.), mais sont également des outils de travail: ordinateurs, machines à écrire, téléphones, télécopieurs, etc.

Habituellement, ils travaillent aux heures normales de l'entreprise.
Vous pouvez superviser un petit groupe de personnes.

Quel est l'avenir de la profession?

Les perspectives d'avenir sont bonnes. Les gestionnaires, directeurs et autres professionnels gèrent leur propre correspondance par courrier électronique.

Tendance pour une secrétaire à rencontrer plusieurs directeurs et / ou directeurs ou même un département entier.
De nouvelles tâches sont en train d'émerger: recherche sur Internet, formation, contrôle budgétaire, gestion de projet, procès-verbaux de réunions de cahiers.

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